Convention de formation professionnelle : mentions obligatoires, réglementation et erreurs à éviter
Vous êtes formateur indépendant ou dirigeant d'un organisme de formation et vous proposez des formations à des entreprises, associations ou collectivités ?
La convention de formation professionnelle est un document essentiel pour encadrer vos prestations et sécuriser vos relations avec vos clients.
Pourtant, de nombreux organismes utilisent encore des modèles de conventions téléchargés sur Internet, sans toujours vérifier leur conformité à la réglementation.
Quelles sont les mentions obligatoires ? Peut-on remplacer une convention par un devis signé ? Comment prévoir les modalités de paiement et les conditions d'annulation ?
Et surtout, quelles différences avec le contrat de formation professionnelle ?
Voici ce que vous devez savoir pour rédiger une convention conforme et adaptée à votre activité.
1. Qu'est-ce qu'une convention de formation professionnelle ?
La convention de formation professionnelle est un document qui formalise les engagements entre un organisme de formation et l'acheteur d'une prestation de formation.
Elle permet notamment de préciser la formation commandée, les conditions de réalisation de la prestation et ses modalités financières.
L'article L. 6353-1 du Code du travail prévoit la conclusion d'une convention entre l'acheteur et l'organisme qui dispense les actions concourant au développement des compétences.
Elle peut notamment concerner :
- Une entreprise qui finance la formation de ses salariés.
- Une association qui souhaite former ses collaborateurs.
- Une collectivité qui commande une prestation de formation.
- Une action bénéficiant d'un financement par un OPCO ou un autre organisme financeur.
Exemple : une entreprise souhaite former trois salariés à la gestion de la paie.
Elle sollicite un organisme de formation qui établit une convention précisant la prestation commandée, sa durée, son prix et ses modalités de réalisation.
La convention permet ainsi de formaliser les engagements des parties avant la réalisation de la formation.
2. Quelles sont les mentions obligatoires d'une convention de formation professionnelle ?
C'est une question essentielle, car les exigences réglementaires varient notamment selon les modalités de financement.
L'article D. 6353-1 du Code du travail prévoit des mentions spécifiques pour les conventions relatives aux actions financées par les organismes mentionnés à l'article L. 6316-1 ou par certains organismes habilités à percevoir les contributions à la formation professionnelle.
L'identification des parties
Pour sécuriser votre convention, commencez par identifier clairement les signataires :
- Le nom ou la raison sociale de l'organisme de formation.
- Ses coordonnées, son numéro SIRET et son numéro de déclaration d'activité, lorsqu'il est attribué.
- Le nom et les coordonnées de l'entreprise ou de l'organisme acheteur.
- L'identité et la qualité des représentants signataires.
Ces informations permettent d'identifier précisément les engagements de chacun.
Les caractéristiques de l'action de formation
Pour les conventions soumises aux exigences de l'article D. 6353-1, il faut notamment préciser :
- L'intitulé de l'action.
- Ses objectifs.
- Son contenu.
- Les moyens prévus.
- Sa durée et sa période de réalisation.
- Le taux des enseignements dispensés à distance sur la durée totale des enseignements.
- Les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l'action.
Il est également pertinent de préciser le lieu de formation, les effectifs et les modalités d'évaluation lorsque ces informations permettent de mieux encadrer la prestation.
Les modalités financières
La convention doit également préciser le prix de l'action et les modalités de règlement dans les situations prévues par l'article D. 6353-1.
Pour éviter toute ambiguïté, je vous recommande d'indiquer :
- Le montant de la prestation.
- Le traitement de la TVA applicable.
- Les échéances et moyens de paiement.
- Les modalités de prise en charge éventuelle.
- Les conséquences financières d'une annulation, d'un report ou d'une interruption.
Mon conseil d'auditrice : distinguez les mentions exigées par les textes des clauses complémentaires que vous choisissez d'ajouter pour protéger votre organisme.
Une convention conforme doit avant tout être cohérente avec les conditions réelles de votre prestation.
3. Peut-on remplacer une convention de formation par un devis signé ?
Oui, dans certaines situations.
L'article D. 6353-1 du Code du travail prévoit que, pour les actions de formation concernées par ses dispositions, un devis ou un bon de commande approuvé peut tenir lieu de convention lorsqu'il comporte les mentions réglementaires requises, directement ou dans ses annexes.
Cela signifie qu'un devis signé ne suffit pas automatiquement.
Un devis peut remplacer la convention uniquement s'il répond aux exigences applicables.
Par exemple, un devis indiquant seulement « Formation management – 14 heures – 1 500 € » ne reprend pas l'ensemble des informations attendues dans les situations concernées.
À l'inverse, un devis détaillé accompagné d'un programme et des informations nécessaires peut répondre aux exigences prévues.
Pour les prestations qui ne relèvent pas de cette possibilité réglementaire, il convient de vérifier les modalités contractuelles applicables.
4. Contrat ou convention de formation professionnelle : comment choisir ?
La confusion entre ces deux documents est fréquente.
Pourtant, ils ne répondent pas au même cadre juridique.
Le contrat de formation professionnelle
Lorsqu'une personne physique entreprend une formation à titre individuel et à ses frais, l'article L. 6353-3 du Code du travail prévoit la conclusion d'un contrat de formation professionnelle.
Ce contrat est soumis à des règles spécifiques, notamment en matière de rétractation et de paiement.
La convention de formation professionnelle
Elle formalise les engagements entre l'organisme de formation et l'acheteur de la prestation, notamment lorsqu'il s'agit d'une entreprise ou d'une autre personne morale.
Les règles spécifiques de rétractation et de paiement prévues pour le contrat individuel ne s'appliquent pas automatiquement à ces conventions.
À retenir : ce n'est pas simplement le statut du stagiaire qui détermine le document à utiliser.
Il faut identifier l'acheteur, les modalités de financement et le cadre juridique applicable.
5. Les modalités de paiement d'une convention de formation
Contrairement au contrat individuel de formation professionnelle, les conventions conclues entre professionnels ne sont pas soumises à la règle spécifique limitant le premier paiement à 30 % du prix de la formation.
Les modalités de paiement sont définies contractuellement, sous réserve du respect des dispositions légales applicables.
Vous pouvez notamment prévoir :
- Un acompte à la commande.
- Des paiements échelonnés.
- Un règlement à l'issue de la prestation.
Attention toutefois aux situations impliquant un financeur.
Lorsqu'une entreprise sollicite une prise en charge par son OPCO, les conditions de financement et de règlement doivent être vérifiées.
Mon conseil : précisez clairement qui reste redevable du prix si la prise en charge demandée est refusée ou partielle.
Ne laissez pas cette question dans le flou.
6. Que prévoir en cas d'annulation, de report ou d'abandon ?
C'est un point que je recommande de traiter avec une attention particulière.
Une convention de formation doit permettre d'anticiper les situations qui peuvent perturber la réalisation de la prestation.
Vous pouvez notamment prévoir les conditions applicables en cas :
- D'annulation par le client.
- De report demandé par l'une des parties.
- D'absence d'un ou plusieurs participants.
- D'interruption de la formation.
- De force majeure.
Les clauses doivent être rédigées de manière claire, proportionnée et conforme au droit applicable.
Par exemple, si une entreprise annule une formation quelques jours avant son démarrage, votre convention doit permettre de déterminer les conséquences contractuelles de cette annulation.
Une convention bien rédigée ne sert pas uniquement à encadrer une formation qui se déroule normalement.
Elle permet aussi de gérer les imprévus.
7. La médiation de la consommation est-elle obligatoire pour une convention de formation ?
La médiation de la consommation concerne les litiges entre un professionnel et un consommateur.
Elle ne s'applique donc pas, au titre de ce dispositif, à une convention conclue entre deux personnes morales agissant dans un cadre professionnel.
En revanche, si vous proposez également des formations à des particuliers consommateurs, vous devez examiner les obligations applicables à ces relations, notamment en matière de médiation.
Il est important de distinguer vos différents types de clients pour adapter vos documents.
8. Votre fiche pratique : la convention de formation professionnelle expliquée
Pour vous aider à retrouver rapidement les principales informations, j'ai préparé une fiche illustrée consacrée à la convention de formation professionnelle.
Vous y retrouverez les points essentiels : les situations dans lesquelles utiliser une convention, les informations à prévoir, les modalités financières et les différences avec le contrat individuel.
Cliquez sur l'affiche pour la consulter en grand format.
Cette fiche est un support pédagogique. Les obligations précises doivent toujours être appréciées au regard du financement, de la nature de l'action et de la réglementation applicable.
9. Les erreurs les plus fréquentes dans les conventions de formation
Au-delà des mentions réglementaires, certaines pratiques peuvent fragiliser la documentation administrative des organismes de formation.
Utiliser une convention générique pour toutes les prestations
Une action de formation, un bilan de compétences et un accompagnement à la VAE ne présentent pas nécessairement les mêmes caractéristiques.
Votre documentation doit être adaptée à la prestation réellement proposée.
Ne pas faire correspondre la convention au programme
Les objectifs, la durée, les modalités et le contenu mentionnés dans la convention doivent être cohérents avec les autres documents communiqués au client.
Oublier les conditions d'annulation
Une convention qui ne prévoit pas clairement les conséquences d'un report ou d'une annulation peut devenir source de désaccord.
Confondre conformité Qualiopi et conformité réglementaire
C'est une distinction fondamentale.
La certification Qualiopi ne garantit pas automatiquement la conformité juridique de tous les documents de votre organisme de formation.
Le Référentiel national qualité évalue des processus qualité. Il ne remplace pas l'ensemble des obligations prévues par le Code du travail et les autres textes applicables.
10. Pourquoi faire vérifier vos conventions de formation ?
Lorsque vous développez votre activité, vos documents administratifs évoluent.
Vous proposez de nouvelles formations, travaillez avec de nouveaux financeurs, modifiez vos modalités pédagogiques ou faites évoluer vos conditions commerciales.
Vos conventions doivent suivre ces changements.
Un document qui convenait à votre activité il y a deux ans n'est pas nécessairement adapté à votre fonctionnement actuel.
Faire vérifier vos conventions permet notamment de repérer les informations manquantes, les incohérences entre documents et les clauses qui nécessitent une attention particulière.
L'objectif n'est pas de multiplier les documents ou les procédures.
L'objectif est de disposer d'une documentation simple, cohérente et sécurisante pour votre activité.
11. Faites vérifier vos documents grâce à mon audit administratif
Vous utilisez déjà des conventions de formation, mais vous n'êtes pas certain qu'elles soient conformes aux exigences applicables ?
Chez Qualipro Digitall Academy, je vous propose un audit administratif pour examiner la conformité de vos documents et identifier les points nécessitant des ajustements.
Cet accompagnement vous permet de prendre du recul sur vos pratiques documentaires et de sécuriser le fonctionnement administratif de votre organisme.
Grâce à mon expérience d'auditrice Qualiopi et d'accompagnatrice d'organismes de formation, je vous apporte un regard extérieur, pragmatique et opérationnel.
Vos conventions et documents sont-ils réellement conformes ?
Conventions, contrats, programmes et documents administratifs : faites le point sur leur conformité et identifiez les éléments à améliorer.
Sécurisez votre organisme sans complexifier votre quotidien.
Découvrir mon audit administratif →La qualité devient simple et rentable.
Sources réglementaires
